3fifty begeleidt gemeente naar nieuwe manier van werken
De Zuid-Hollandse gemeente Hoeksche Waard ziet zichzelf niet als een early adoptor van nieuwe technologie, maar wil wel in de voorhoede lopen van innovatieve Nederlandse gemeenten. De stap naar de cloud was dan ook onvermijdelijk, de manier waarop dit gebeurde is vooruitstrevend te noemen binnen gemeenteland. Een speciale ‘landing zone’ moet ervoor gaan zorgen dat verschillende applicaties veilig in de cloud gaan landen.
Voordat je over zo’n landingsbaan beschikt, moet er technisch wel wat gebeuren. Gemeente Hoeksche Waard koos ervoor om niet meer in verschillende omgevingen te werken, maar om op basis van één omgeving het ICT-landschap te gaan ontwikkelen. Dit werd Azure van Microsoft. In aanloop naar de gemeentelijke herindeling van 2019 was Azure al uitgerold en door corona was Office 365 ook al in gebruik genomen. Begin 2023 werd besloten tot een professionaliseringsslag om meer met Azure-producten te gaan werken.
Tot bloei komen
Microsoft-partner 3fifty ondersteunt de Hoeksche Waard al lang, en begeleidde de gemeente ook in de fusietijd. Het werd gevraagd om de overgang van Citrix naar een Azure-omgeving te begeleiden en om te helpen bij het opzetten van meerdere Azure producten. Stapsgewijs moest Azure dan meer tot bloei komen bij de gemeente.
“Wiki’s in Azure DevOps betekent een nieuwe manier van werken”
“3fifty adviseerde ons om een landing zone te gaan inrichten zodat we stap-voor-stap zaken naar de cloud konden gaan brengen”, zo blikt systeembeheerder Robert van der Graaf terug op de aftrap van het project. Maar zo’n landing zone staat er niet zomaar, dan moeten er wel wat zaken worden gerealiseerd. Zo vergt het bijvoorbeeld een andere manier van installeren met behulp van scripts. “Vroeger konden we een server in elkaar klikken, nu rollen we infrastructuur uit met Bicep, een domein-specifieke taal voor het implementeren van Azure-resources”, lichte Van der Graaf toe. “Daarnaast werken we met Azure DevOps in combinatie met wiki’s, wat toch wel een hele nieuwe manier van werken is.”
Datagedreven werken
De gemeente is de laatste jaren ook actief bezig met dashboarding om hiermee datagedreven werken beter mogelijk te maken. In het verleden gebeurde dit met Cognos, de laatste jaren met Power BI, beide in combinatie met een datawarehouse op basis van Oracle. Nu is een nieuw datawarehouse op basis van Azure Synapse Analytics gebouwd. Tijdens dit traject is het eerste dataproject daar met succes op geland, zodat de goede werking direct getest kon worden. Alle nieuwe dataprojecten zullen alleen nog op dit nieuwe platform ontwikkeld worden en er wordt gekeken hoe het bestaande datawarehouse onder Oracle kan worden overgebracht naar de nieuwe Azure-omgeving. Bijkomend voordeel is dat hierdoor dashboards in de toekomst ook gemakkelijker via de cloud aan bijvoorbeeld inwoners aangeboden kunnen worden.
Een belangrijke gedachtegang achter deze nieuwe manier van werken is dat de gemeente Hoeksche Waard niet helemaal ongecontroleerd stappen wilde maken met ICT. “We willen innoveren”, meent Monique van der Stappen, teammanager Informatiemanagement, “maar het moet wel wat opleveren. Zo brengen we langzaam al onze applicaties naar de cloud, eigenlijk zijn wij ons ICT-landschap aan het ‘ver-SaaSen’. 3fifty bouwt en helpt ons met beheer en leidt onze mensen op. Dat laatste is erg belangrijk, want we willen dat opgedane kennis goed belegd wordt in onze eigen organisatie.”
Kennisoverdracht
En dat is waar 3fifty volgens Van der Stappen in uitblinkt: kennisoverdracht. Het ontwikkelde hiervoor ook het speciale concept KaaS, wat staat voor Knowledge as a Service. Hierin verandert de rol van 3fifty in een project van advies naar implementatie, om vervolgens steeds meer kennis over te dragen aan de klant zodat deze op eigen benen kan staan. De eigen rol wordt dan ondersteunend bij vooral de technisch wat complexere zaken. En dat is dan ook de huidige status van 3fifty bij gemeente Hoeksche Waard: ondersteuning in de cloudomgeving.
Om tot deze fase te komen is er de afgelopen anderhalf jaar wel wat gebeurd. Zo is de landing zone door 3fifty ingericht, is gemeente Hoeksche Waard opgeleid en wegwijs gemaakt, zijn er nieuwe werkwijzen met scripts, vindt kennisborging met wiki’s in Azure DevOps plaats, hielp 3fifty bij de uitrol, losten ze problemen op en fungeerde de Microsoft-partner als een soort derde- of vierdelijnsondersteuning bij andere Azure- en Office 365-probleempjes
Naar elkaar gegroeid
De werkwijze van 3fifty zorgt volgens Van der Stappen dan ook niet voor een big bang, maar is een gefaseerde overgang naar een nieuw ICT-landschap. “Hierin zijn ons systeem- en netwerkbeheer naar elkaar toe gegroeid, vooral op het gebied van Azure. 3fifty zorgt hierbij voor verbinding. Ze nemen mensen in alle lagen van de organisatie mee in de echte verandering, door gezamenlijk alle processen te doorlopen.”
“Meer aan de voorkant nadenken dan achteraf bezig zijn met troubleshooting”
Het was volgens systeembeheerder Van der Graaf dan ook een complex project. “Wij hebben voor het eerst servers in de cloud gezet en hebben de overgang gemaakt naar Azure DevOps. Dit vroeg om een nieuwe manier van denken en werken van ons. Doordat scripts nu in Bicep worden geschreven, worden wij gedwongen om aan de voorkant veel meer na te denken. We doen dus meer voorwerk. Door ook nog eens te documenteren in Azure DevOps kun je in de toekomst gebruikmaken van zaken die je al aan boord hebt.”
Documenteren
Door te documenteren in Azure DevOps borgt gemeente Hoeksche Waard dus kennis in de eigen organisatie. Deze nieuwe manier van werken die 3fifty bij de gemeente heeft doorgevoerd, heeft er ook voor gezorgd dat deze aanpak breder wordt ingezet dan alleen op het vlak van Azure. “Het documenteren met wiki’s in Azure DevOps geeft meer structuur, meent Van der Graaf. “Het is zo uitgebreid, ik heb dit een leverancier nog nooit zien doen. Wij willen deze manier van documenteren verder doorvoeren. We zijn nu scherp op het documenteren van alles.”
De toegevoegde waarde van 3fifty is voor Van der Graaf dan ook heel duidelijk; ze hebben gemeente Hoeksche Waard écht meegenomen en het gehele traject van a tot z begeleid. En in dat traject moest ook worden samengewerkt met andere leveranciers. Zo moest er voor het optuigen van het datawarehouse worden samengewerkt met Aurai, een leverancier die de gemeente helpt bij het implementeren van datavraagstukken. “Soms waren er verschillende verwachtingen”, zo moet de systeembeheerder bekennen, “bijvoorbeeld over het gebruik van databronnen of het leggen van connecties. Met 3fifty en Aurai hebben we altijd gezamenlijk naar oplossingen gezocht.”
Informatieveiligheid
Bij dergelijke datatrajecten is veiligheid natuurlijk een groot thema. Teamleider Van der Stappen wijst op awareness-sessies die zijn georganiseerd en schakelde twee architecten uit haar team in die naar de beveiliging keken. “We hebben een portfolioproces, waarbij alle projecten door een funnel gaan. Ons architectuurlandschap en onze beveiligingseisen zijn in een proefopstelling getoetst aan de AVG. Dit zit in ons hele portfolioproces verweven, want wij hebben informatieveiligheid hoog in het vaandel staan.”
